Совет 7

Совет №7
В ходе работы у нас накапливается огромное количество информации. Быстрый доступ к этой информации очень важен, потому что иначе вы тормозите.

Информация накапливается в файлах: excel, word, power point. Эти файлы создаются всеми сотрудниками вашего подразделения. Если в вопросе организации файлов нет ясной единой методологии.

То файлы будут в хаосе.

Вы не сможете поднять исторические данные, если они понадобятся.

Вы не сможете просто и без проблем дать исходные данные новому человеку.

Безопасность вашей информации полностью будут зависеть от конкретных людей, стоит им заболеть или уволиться – и привет.

Поэтому необходимо

  1. Иметь методологию каталогизации информации (принцип, по которому вы формируете свои папки) и строго следовать ей. Тогда у вас не будут ломаться связи из-за того, что кто-то что-то переместил.
  2. Кодировать в названии файлов их тему и путь размещения. Иметь методологию составления имен файлов.
  3. Ненужные черновики и варианты нужно удалять или дисциплинированно складывать в архив.
  4. Все материалы хранить на сетевом диске и наложить запрет на работу на локальных дисках.
  5. Откажитесь от прямых ссылок между файлами и работайте с базами данных и сводными таблицами.
  6. Внедрите систему единой справочной информации: используйте везде единые справочники метаданных.
  7. Напишите об этом всем короткую методичку.

Наведение порядка в ваших файлах тянет на неплохой проект для молодого специалиста. Здесь можно отработать вполне завершенный проектный цикл. И на этом упражнении молодой специалист разберется в устройстве отдела и его функциях.

Вы за порядок в файлах? Расскажите друзьям!

Facebook
Google+
Twitter
VK
Telegram

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *