Начиная новую игру, необходимо знать определенные сведения:

  • 1) Во-первых, правила игры, которые регулируют все процессы. Незнание может привести к быстрому поражению.
  • 2) Во-вторых, распределение ролей. Каждый участник должен строго понимать возложенные на него задачи, чтобы их реализация происходила наилучшим образом.

Все профессиональные игроки знают свои обязанности, а также методики, позволяющие выполнять эти обязанности наилучшим образом. Целью профессионалов является наилучший итоговый результат. При этом он всегда сможет объяснить логику своих действий, а также все необходимые манипуляции для выполнения роли.

Грамотный владелец магазина легко объяснит вам алгоритм своих действий для получения дохода. Хороший специалист может на пальцах простыми словами последовательно рассказать, как он выполняет свою работу и получает результат. А успешный предприниматель может в таблице ексель за полчаса разложить на цифры весь свой бизнес.

НО в своей работе вы точно встречали сотрудников и даже руководителей, которые не имеют четкого представления о том, чем они занимаются и что является результатом их труда. При этом такие люди могут использовать профессиональные термины, долго и путанно рассказывать о своих задачах, но вы чувствуете, что они не видят саму суть работы. 

Из личного опыта могу рассказать о встрече с финансовым директором, который полагал, что его задача в том, чтобы сдавать отчеты в налоговую и не получать штрафов. Несмотря на то, что подготовка документации является одной из его обязанностей – это не ключевая задача в бизнесе.

Создать продукт, не зная, как описать его, невозможно, поскольку любой продукт рождается в результате кропотливого труда, а труд в свою очередь невозможен без понимания того, что делаешь. 

Человек, который понимает, что делает, может это просто и понятно описать.

Человек, который не понимает своих обязанностей, не может выполнять их качественно, потому что он попросту не знает, что от него требуется.

Должностная инструкция

Первое, что просит специалист по приходу на новое место работы, это инструкция, описывающая перечень его обязанностей. Чем профессиональнее и подробнее она написана, тем быстрее новый сотрудник сможет влиться в коллектив. Однако при неправильной инструкции, либо вовсе отсутствующей инструкции, работник будет вынужден самостоятельно определять границы своих обязанностей. Это наверняка займет длительный промежуток времени. При этом все время он будет замедлять работу своей команды, и ухудшать КПД всех подразделений.

Однажды мне довелось столкнуться с подобной ситуацией в собственной компании. На тот момент отдел продаж испытывал значительные нагрузки, с которыми попросту не справлялся. Было решено пригласить новых сотрудников, которые помогут справляться с нагрузками. Однако, все новые сотрудники, которые приходили, работали максимум неделю, после чего отказывались от сотрудничества. Все что они говорили на любые вопросы – не понравился род деятельности, род деятельности не соответствует персональным качествам. Однако было ясно, что это общие отговорки.

После проведения расследования выяснилось, что приход новых сотрудников встречался довольно холодно. Вместо объяснения их обязанностей, им предлагали смотреть и учиться. Естественно, работать в авральной ситуации, не зная своих обязанностей попросту невозможно. Такое халатное отношение в отделе к новичкам крайне удивило, поскольку поиск и найм нового сотрудника – дорогостоящее дело. Необходимо проанализировать огромную базу объявлений, договориться о встрече, провести собеседование, обговорить все детали, оплатить первые недели труда. И все эти усилия не ценились конкретным отделом, а вся организация простаивала и теряла потенциальную прибыль.

Такие ситуации возникают в компаниях, где должности не описаны. В таких компаниях новичкам приходится адаптироваться, просто наблюдая за работой других. Это не эффективно.

Если в компании есть актуальные должностные инструкции, то погружение человека в работу ускоряется. Он сразу знает, что нужно делать, с кем нужно взаимодействовать и чего от него ожидают.

Должностные папки

Всегда очень сложно заставить всех имеющихся сотрудников написать четкий пошаговый алгоритм их обязанностей.

Можно пригласить сторонних подрядчиков, которые опишут все. Но написанные один раз инструкции уже через пару месяцев перестают быть актуальными. С ними нужно постоянно работать и пополнять их.

Мы предлагаем решение проблемы: создавать должностные папки. В такие папки помещают все нормативные документы, правила, инструкции – абсолютно все, что имеет связь с конкретной должностью. Вы не пишите полную инструкцию с нуля, а просто собираете в одном месте полный набор копий документов, который уже есть. При это вы делаете список, каких важных правил в компании не хватает, и уже по этому списку можно потом разрабатывать документы.

У каждой организации есть документация, регламентирующая обязанности и функционал каждого сотрудника. Однако документы могут быть разбросаны где попало, могут храниться в разных местах. Создание папки, где содержатся документы, связанные с определенным родом деятельности решает эту проблему.

Мало того, что наводится порядок в документации и все находится в быстром доступе, так еще и на выходе получаем свод информации, который позволит новому сотруднику быстро войти в курс дела.

Стоит только понимать, что такая папка должна быть создана для каждого сотрудника, даже если они дублируют свой функционал. Например, у каждого продавца с одинаковыми полномочиями должна быть своя персональная папка. Нужно будет просто сделать достаточное количество копий документов и регламентов, чтобы распределить их в папку каждому. Это позволит избежать проблемы, когда сотрудник не в состоянии выполнять свои обязанности из-за незнания. Обладая перечнем всех своих задач, он сможет наиболее комплексно выполнять поставленную перед ним задачу.

Недостаточно просто завести папки и раскидать по ним какие-то документы. Каждая папка должна содержать ЦКП должности, а также все основные цели и задачи. Для этого просто берется стандартный А4 лист бумаги, на котором сверху пишется название должности, а также перечень обязанностей сотрудника.

Разумеется, все папки будут отличаться между собой размерами, и нет смысла приводить их к одной толщине. Логично, что папка генерального директора будет самой большой, поскольку в его обязанности входит знание всех правил организации.

Помимо ЦКП конкретного сотрудника необходимо описать и ЦКП его подразделения и организации в целом. Это позволит человеку лучше понимать сферу деятельности, а также ожидаемые от него результаты. После заполнения всех этих документов заканчиваем формирование папки. В дальнейшем только дополняем ее в зависимости от изменений, происходящих в деятельности конкретного сотрудника, подразделения или компании в целом.

Создание бумажных папок сейчас не обязательно и их заменяют электронные папки.

Введение сотрудника в игру

Если вы займетесь наведением порядка в должностных инструкциях, вы очень быстро заметите, что сотрудники не знают всех задач, поставленных перед ними. То есть перед вами будут игроки команды, которые не знают правил игры и даже собственную роль. Решение этой проблемы находится в приоритете, так как «потерянные» сотрудники вносят явный деструктив и хаос в работу коллектива. Не зная ключевой информации, сотрудники могут совершать лишние действия или манипуляции, отвлекая других сотрудников, тем самым снижая общий КПД.

По этой причине, следующим важнейшей задачей является информирование сотрудников об их обязанностях. Единственный действительно действенный способ заставить сотрудников выучить их ЦКП – проводить регулярные срезы знаний.

Этим должен заниматься сотрудник, который занимается формированием папок и распределением документов по ним. Достаточно небольшой проверки раз в неделю для поддержания тонуса всех сотрудников. Проверяться должны все сотрудники без исключения, в том числе и высшее руководство организации. В случае успешного прохождения опроса – сотрудник благодарит опрашиваемого и покидает его, в случае неудачи – просит уделить внимание изучению содержимого папки. Такие регулярные проверки позволят поддерживать высокий КПД среди сотрудников.

Как внедрять должностные инструкции и папки

По мере роста компании и обязанностей отдельных исполнителей папки будут расти. Следует предоставлять определенное время на изучение новых ЦКП. Однако если все папки сформированы грамотно, то их изучение не составит какого-либо труда и значительно повысит показатели организации.

При этом следует грамотно внедрять такую методику организации работы. Нет смысла сначала упорядочивать нижние звенья компании – рабочий и линейный персонал.

Нужно пошаговое внедрение сверху вниз. Сначала должностные папки оформляют и заводят представители высшего руководства, а далее по нисходящей к рядовым сотрудникам компании. Это позволит сделать процесс внедрения методики быстрым и эффективным. Любые другие подходы приведут к хаосу и только помешают развитию компании.

Четкое формулирование обязанностей отдельных исполнителей способствует более уверенному выполнению общей задачи организации. Поскольку каждый начинает выполнять свои обязанности лучше – общая производительность и эффективность организации растет, что вызывает больший уровень доверия у клиентов.