Тотальная автоматизация учета VS точечной: в чем больше смысла?

Картинка с лампочками
И сразу наш вариант ответа: внедрение всеобъемлющей системы управленческого учета с высокой вероятностью не решает поставленные проблемы, а окупаемость таких проектов всегда вызывает большие вопросы.

И дополнительно: точечные эксперименты с учетом – это прекрасная возможность для экономиста создать добавочную стоимость. Поиск улучшений в этой области, мы считаем, должен обязательно входить в годовой план задач планово-экономического отдела.

Как показывает практика, системный подход к решению задачи автоматизации учета чаще всего показывает свою несостоятельность, потому как связан с необходимостью несения существенных затрат. Помимо прямых расходов на внедрение системы управленческого учета добавляются также трудовые и временные затраты. Трудоемкость работы персонала всегда значительно увеличивается и не только на время внедрения. Возникает необходимость расширения штата, закупки новой техники, приобретения программного обеспечения.

С чем это связано? Мы пока не умеем внедрять комплексные системы. И это тема отдельной статьи.

На наш взгляд, наиболее эффективным экономически является локальный или «точечный» подход к оптимизации и автоматизации учета на предприятиях. Его суть предельно проста: точечный метод заточен на решение вполне конкретной и локальной задачи. Эффект от решения задачи практически всегда можно измерить в деньгах. Поэтому можно сравнить расходы, связанные с внедрением локальной системы учета, и ее эффектом.

Согласно нашему опыту точечный учет показывает свою эффективность в следующих направлениях:
• оптимизация затрат,
• оптимизация процессов работы клиентского сервиса,
• поиск улучшений производственного процесса,
• анализ рисков.

Рассмотрим кейс: оптимизация учета заказов в производстве.

Вводные данные. Имеем завод по производству резино-технических изделий. Процесс производства делится на три этапа: подготовка сырья; вулканизация готового изделия; его тестирование на стенде.

Продукция производится под индивидуальный заказ, заказчиками является ограниченный круг крупных клиентов. Фактически все договоры с покупателями содержат условия о значительной величине санкций за нарушение сроков поставки продукции.

Однако, просрочки являются типичными для предприятия-изготовителя в силу внутренних организационных причин. При этом в процессе изготовления у менеджеров отсутствует информация о степени готовности заказа.

Действующие ограничения: в бухгалтерском учете оприходование готовой продукции происходит только после тестирования ее качества.

В реальности, бригадир сдает выработку изделий специалисту отдела технического контроля по окончании смены. Продукция проходит проверку, и только в конце следующей смены отправляются на склад. При этом, накладная поступает к бухгалтеру производства только через день.
Таким образом, в 1С данные о готовой продукции появляются только через несколько дней после проведения вулканизации, являющейся основной операцией производства.

Если по состоянию на тот момент времени имеется риск просрочки выполнения заказа, то принятие каких-либо управленческих решений уже нецелесообразно.

Цель:
• выполнять все заказы строго в установленный срок с целью повышения лояльности покупателей,
• максимальное снижение издержек на оплату договорных санкций.

После проведения анализа становится понятно, что просрочка в изготовлении изделий является следствием отсутствия контроля за производственным процессом.

Для принятия управленческих решений информация в бухгалтерском учете отражается недостаточно оперативно. В данном случае предстоит решить задачу по локальному/точечному управленческому учету.

Вариант решения No1: Внедрение EXCEL-контроля задачи.

С целью осуществления контроля времени изготовления заказа были внедрены новые учетные операции управленческого учета. Функционал по их исполнению возложен на сотрудника планово-экономического отдела.

Выгодой от реализации данного решения является его оперативность и возможность начала работы «в моменте».

Недостатком – отсутствие автоматизации, увеличение ручных операций и дополнительная нагрузка на персонал ПЭО, вероятность ошибок и другие классические проблемы Excel.

В начале смены ответственный специалист актуализирует всю информацию о заказе в отчетном Excel-файле:
• количество фактически изготовленной продукции;
• срок выполнения заказа;
• количество заказанных изделий;
• процент исполнения заказа.

В случае срочного заказа, данные по фактически изготовленной продукции каждое утро предоставляются начальниками смены посредством телефонного звонка. Если срочность средняя, специалист ПЭО собирает данные из накладных, заверенных подписью начальника смены.
После этого отчет поступает к начальнику отдела продаж, и в случае особой необходимости – директору.

При выявлении потенциального нарушения срока в изготовлении заказа, сначала производится анализ причин, затем оперативно принимаются соответствующие управленческие решения с целью ускорения процесса.

В случае нехватки сырья – осуществляется его оперативная закупка либо его перераспределение из менее срочного заказа.

В случае технической неисправности оборудования – перенос заказа на исправную технику, в том числе, за счет организации дополнительных смен.

При сверхурочной загрузке – введение дополнительных смен либо принятие иных срочных мер.

Вариант решения No2: автоматизация учета заказов.

Подобный кейс был реализован другой компанией в области пищевого производства. В данном случае имела место автоматизация рабочих мест начальников смен путем установки специализированной учетной программы.

В нее начальники смен по окончании технологического процесса вводили количество единиц изготовленной продукции.

Итог: онлайн-отображение результатов производства в отчетах при достаточно высоком бюджете на внедрение и добавлении дополнительной нагрузки на начальников смен.

При этом, информация, вносимая начальниками смен, стала основой для работы бухгалтерии, а соответствующая операция снята с бухгалтера по производству, что позволило сократить трудозатраты.

Выводы.
1. Предприятия среднего и крупного бизнеса могут извлечь огромную пользу из аккуратного внедрения точечного учета.

2. Инициаторами такой работы могут быть экономисты. Такая активность позволяет без больших бюджетов повысить эффективность работы предприятия значительно.

3. Точечный учет может быть дешевым и дорогим. Процесс внедрения может быть долгим и быстрым. Это всегда зависит от гибкости персонала, его готовности учиться и менять свои подходы к труду. Воля менеджмента здесь не менее важна, потому что его задача – поддержать мотивацию персонала и стимулировать поиск позитивных изменений.

А вообще, поиск экономистами улучшений на своем поле (с помощью учета и работы с данными) – это лучшее средство от профессиональной фрустрации.

Понравилась статья? Поделись с коллегами!
Facebook
Google+
Twitter
VK
Telegram

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *